MARCUS V. BARACHO DE SOUSA

No último encontro que tivemos, falamos de Padronização na Aviação de Segurança Pública. Prometi que iríamos conversar sobre como fazer um POP (Procedimento Operacional Padrão). Então vamos lá!

Modelo de hierarquização da documentação do Sistema da Qualidade, onde MQ= Manual de Qualidade, PSQ= Procedimentos de Sistema da Qualidade e IT= Instruções de Trabalho.

A padronização, praticamente, chegou com a Revolução Industrial ou ao final dela. Podemos observar um exemplo de procedimento padronizado, nas linhas de montagem do “Modelo T” de Henry Ford, no início do século 20. Porém ficou claro que oferecer um único carro preto não era suficiente para agradar o consumidor e essa busca pela qualidade do serviço, sem desperdício de tempo e recursos, levou ao desenvolvimento de novos padrões.

O POP, quanto a sua aplicação, apresenta-se como base para garantir a padronização de tarefas e assegurar aos usuários um serviço ou produto livre de variações indesejáveis na sua qualidade final.

Você que trabalha na Aviação de Segurança Pública já se perguntou qual é o produto que sua Organização oferece para o cidadão? Não precisa responder ainda! Futuramente, vamos conversar sobre isso, mas seja qual for, padronizar suas atividades, significa procurar a melhor forma de “fazer”, criando um nível de qualidade elevado, valorizando o método tanto quanto o resultado.

Vamos dar algumas dicas de como fazer um POP:

• Quem executa a tarefa deve escrever o procedimento, ele é o dono do processo. Vamos considerar também a motivação dada ao agente de segurança pública, fazendo com que se sinta parte integrante do Sistema e que as diretrizes desse Sistema não venham impostas pela alta direção, mas que decorra da sua participação;

• Reúna grupos de trabalho para pesquisarem e discutirem sobre o assunto (pessoas que estão envolvidas na produção do serviço);

• Transcreva tudo que é feito em um papel e depois enumere o que foi escrito em ordem crescente.

• Evite copiar procedimentos que já foram escritos por outras organizações, pois isso poderá viciar o seu trabalho;

• Dê um nome ao seu procedimento – assim ele poderá ser associado a um processo;

• Material necessário – nesse campo citar todos os materiais imprescindíveis para a execução do procedimento (cordas, mosquetões, oito, armamento, EPI…)

• Dê um número ao seu procedimento – assim ele estará inserido dentro de uma sequência, com outros procedimentos,

• Estabeleça uma data – é necessário registrar o dia em que o procedimento foi adotado como padrão;

• Mantenha o controle de revisão – registrar a data em que a última revisão foi feita, o POP pode sofrer atualizações, porém, todas deverão ser registradas e controladas para garantir a lisura do procedimento;

• O número de ordem de sua última revisão – os procedimentos deverão ter registrado o número da revisão que está vigendo, em um campo apropriado no formulário; (ex: 1ª, 2ª ou 3ª revisão)

• Quem é o responsável – o responsável deve ser indicado no procedimento-padrão, (ex: Piloto, co-piloto, Tripulante, médico…);

• Descreva as atividades críticas – dentre as tarefas descritas, no procedimento, destacar as que poderão gerar prejuízo aos resultados esperados pelo processo, caso não sejam observadas;

• Descreva a seqüência das ações – descrever todas as tarefas necessárias para que o procedimento seja realizado como um todo, em ordem seqüencial de ações, orientando o operador;

• Resultados esperados – descrever o que se espera com a execução do referido procedimento;

• Ações corretivas – estão relacionadas à previsão de possíveis erros a serem cometidos na execução do procedimento, ações de correção devem ser previstas pelo instrumento de padronização;

• Possibilidades de erro – conforme estatísticas e levantamentos e com base na experiência dos profissionais que já executaram tarefas semelhantes, procure relacionar as ações ou situações comuns de erros na execução do procedimento descrito;

• Os esclarecimentos – algumas ações descritas no procedimento, como uso de equipamentos, ou outros que serão condutores do agente de segurança pública ao sucesso na execução do padrão, aqui você pode apresentar textos, filmes, desenhos, fotografias, esquemas ou outro recurso adequado, para melhorar o entendimento do procedimento e que a ele serão anexados, após aprovados;

• Diagnóstico do Trabalho – Estabeleça pelo menos cinco perguntas que vão permitir avaliar se o procedimento foi realizado corretamente ou não, para definir essas perguntas, dê foco ao item “Atividades Críticas” do procedimento; (lembraremos de item quando falarmos de supervisão)

• Doutrina Operacional ou Legislação – indique a doutrina e/ou legislação relacionados ao processo (procedimento), citando-os de forma bibliográfica, detalhando-se a página da obra ou artigo da lei; demonstrando que o procedimento escrito é fruto de um trabalho intelectual, com base nas normas vigentes e experiência acumulada ao longo de anos de trabalho prático.

A linguagem utilizada no POP deverá estar de acordo com o grau de instrução das pessoas envolvidas nas tarefas, procure ser simples e objetivo.

O conteúdo do POP, assim como sua aplicação, deve ter o completo entendimento e familiarização por parte dos agentes de segurança pública que tenham participação direta e/ou indireta na qualidade final do serviço que irão prestar.

Apresentamos para você o caminho para montar um procedimento operacional padrão, existem outras formas, mas de modo geral elas se assemelham e não alteram o produto final. Agora já pode seguir em frente e iniciar a padronização na sua organização. Boa sorte!

Na próxima oportunidade vamos falar sobre supervisão e atualização dos procedimentos.

Dica do site: Na Internet existe muito material sobre o assunto, mas se quiser se aprofundar, o que é recomendável para quem irá trabalhar com isso, existem cursos gratuitos (online) disponíveis no site da Fundação Nacional da Qualidade (FNQ) – Confira!

Veja também o artigo Modelo prático de um Procedimento Operacional Padrão – POP

O Autor: MARCUS V. BARACHO DE SOUSA é Capitão da PMESP, atualmente é Comandante da Base de Radiopatrulha Aérea de São José do Rio Preto. Formado pela APMBB em 1996 e bacharel em Direito, participou entre 1999 e 2000 da comissão de criação dos procedimentos operacionais padrão da PMESP. O autor possui Curso de Comandante de Operações e Piloto Policial, 2001; Curso de Gestão pela Qualidade, 2002; Curso Modelo de Gestão da Fundação Nacional da Qualidade, 2010; trabalhou na Seção de Doutrina do GRPAe desde 2002, coordenando treinamento, criação, atualização de POP e PAP; Foi relator dos Relatórios de Gestão do GRPAe para os prêmios Polícia Militar da Qualidade, ciclos 2003, 2005 a 2009, onde o GRPAe conquistou os certificados bronze e prata.